Du kan spare mye tid om du har god oppgaveflyt i servicedesken. Du blir enda mer effektiv om denne oppgaveflyten er så automatisert som mulig.

Her kommer forslag til 3 enkle grep du kan gjøre for å effektivisere.

1.    Bestillinger på hardware

Om bestillingene kommer fra interne brukere eller eksterne kunder kan du gjøre mye for å automatisere og effektivisere denne rutinen.

Har du et webskjema som brukeren selv kan fylle ut og velge forhåndsdefinert utstyr basert på firmaets standarder har du kommet langt på vei. Dette skjemaet kan registreres automatisk og så tildeles riktig gruppe. Deretter kan du lage intern sekvensiell arbeidsflyt som trigger en rekke oppgaver:

  • Sjekker med Management-systemet hvilket utstyr brukeren eier fra før
  • Sender epost til nærmeste leder for godkjenning av bestilling
  • Sender epost til bestillingsansvarlig for utførelse av bestillingen
  • Sender kvittering til brukeren på bestilt hardware
  • Når utstyret blir utlevert, registreres det på riktig bruker og lukker hendelsen

I denne oppgaveflyten gjør ikke servicedesken annet enn å holde i saken og sørge for å pushe saken videre dersom noen av leddene svikter.

2. Resetting av passord

Bytte av passord er noe alle bør gjøre med jevnlig mellomrom som en del av et godt sikkerhetsregime.
Denne oppgaven kan også automatiseres for å korte ned arbeidsmengden på servicedesken. Om en bruker ønsker å bytte sitt eget passord kan dette selvsagt gjøres på datamaskinen du har knyttet opp mot domenet, men se for deg at brukeren er på ferie og kun har en smartphone med seg. Vedkommende har behov for å lese eposter hele ferien, men får beskjed om at passordet går ut neste dag.

  • Det finnes systemer som støtter passordbytte via SMS, og de fungerer slik:
  • Brukeren sender et kodeord i SMS til servicedesken
  • Servicedesken registrerer en hendelse og tildeler denne automatisk
  • Umiddelbart trigges en oppgave for å resette passordet til avsenderen i firmaets Active Directory
  • Hendelsen i servicedesken får beskjed om at passordet er resatt, sender det nye passordet til brukeren på SMS og lukker hendelsen.
  • Brukeren kan så endre passordet på epostklienten og fortsette å lese epost

Ingen saksbehandlere er noensinne innblandet i denne oppgaveflyten. Alt skjer automatisk og i løpet av sekunder.

3. Registrering og behandling av avvik fra andre systemer

Har du et for eksempel et overvåkingssystem som scanner etter sårbarheter i hele domenet, kan det fort bli veldig mye informasjon å holde styr på. Slike systemer søker aktivt etter problemer på nettverksutstyr, servere, klienter og lignende, og klassifiserer problemene etter alvorlighetsgrad. Du kan sette opp regler for å registrere de mest alvorlige sårbarhetene som en egen hendelse i servicedesken med oppgaveflyt tilpasset hvilke tiltak du bør gjennomføre, og tildele hendelsene til en gruppe med ansvar for sikkerhet. Sikkerhetsgruppen vil så få varsel om at nye tiltak må gjennomføres og sette i gang med dette umiddelbart. Du unngår forsinkende ledd og oppnår en historikk i systemet på hva som er gjort av sikkerhetstiltak som du også kan rapportere på om nødvendig.

Syscom kan hjelpe deg med å sette opp disse rutinene og enda flere.
Håper du har fått noen nyttige tips til å skape bedre flyt i servicedesken – ta gjerne kontakt!

Lykke til med din oppgaveflyt og en mer variert og effektiv hverdag!

Ønsker du å lese og lære mer?


WHITEPAPERS

Sjekk ut våre whitepapers

Les mer

WEBINAR

Se alle våre webinar

Les mer

BLOGG

Besøk vår blogg

Les mer

Meld deg på nyhetsbrev

Ja, jeg ønsker å motta epost med relevant informasjon fra Syscom AS