fbpx

Skip links

Avvikshåndtering – dette må du vite!

Myndighetene definerer avvik på følgende måte: «Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov». I Norge er det lovpålagt å ha rutiner for avvikshåndtering. I de fleste tilfeller vil det også være lønnsomt for virksomheten da det ofte koster langt mer å håndtere et avvik fremfor å forebygge at avviket oppstår. Et avvik kan være nestenulykker, brudd på interne rutiner eller feil i produkter og tjenester.  Avvik forekommer i alle virksomheter, men få har et godt system for avvikshåndtering.

Et godt system for avvikshåndtering sørger for at rutinene blir fulgt – hver gang.

7 gode tips til avvikshåndtering:

  1. Rutiner, roller og prosess defineres og implementeres i et system for avvikshåndtering.
  2. Systemet, eller løsningen, må markedsføres ut mot berørte grupper slik at alle er klar over hvordan et avvik meldes inn.
  3. Avvik bør kunne meldes inn via en selvbetjeningsportal med enkle og relevante skjema.
  4. Tilgjengelighet fra mobiltelefon bør være et krav til et system for avvikshåndtering da en PC ikke nødvendigvis er tilgjengelig i det et avvik oppstår eller oppdages. Ved å melde inn et avvik fra mobiltelefon kan du også enkelt dokumentere avviket ved å ta et bilde som du deretter kan legge til som vedlegg på saken – der og da.
  5. Innmelder bør alltid få bekretelse ved f.eks en kvittering når en sak er meldt inn, enkelt kunne følge saken selv og til slutt få beskjed når en løsning er på plass.
  6. Smart arbeidsflyt bør sørge for at avvik blir tildelt rett gruppe med prioritet, ulike tidsfrister og varsling. Slik kan du kartlegge, planlegge og utføre tiltak.
  7. Rapporter og statistikk bør gi et godt bilde av hvilke områder som utmerker seg og hvilke tiltak som er innført. Slik får du god og korrekt dokumentasjon på at HMS-rutinene faktisk fungerer.

Avvik som kun genererer e-post til en person eller en gruppe er ikke et godt system – det er faktisk ikke noe system i det hele tatt.  Dessverre er dette hverdagen i mange virksomheter.

Hvordan håndterer du avvik i din virksomhet i dag?